La opacidad en la gestión económica de una comunidad de vecinos es una de las principales fuentes de conflicto. Muchos residentes no saben en qué se invierte el dinero, cómo se calculan las derramas o por qué varían las cuotas de un año para otro. Esta falta de claridad genera desconfianza y tensiones entre vecinos y administradores que, incluso, pueden llegar a terminar en problemas de convivencia entre propietarios
Para minimizar estos problemas y mejorar la comunicación, la tecnología ha permitido desarrollar hoy soluciones como una app para comunidades que permite centralizar toda la información de una comunidad de vecinos, desde las cuotas mensuales hasta las derramas extraordinarias. Además, también facilitan la visualización de todo el trabajo realizado en materia de mantenimiento: obras en marcha, visitas pendientes…
De este modo, estas aplicaciones dan una transparencia y acceso en tiempo real a la situación de la comunidad de vecinos imposibles de tener hace poco más de una década. Entre las soluciones existentes en este campo, la aplicación Onzane es un buen ejemplo de cómo la digitalización puede simplificar la gestión y mejorar la convivencia entre vecinos.
Cómo ordena una app para comunidades la información de un edificio
La principal ventaja que tiene el uso de una app para comunidades es que organiza en un mismo lugar las incidencias, las revisiones técnicas y los avisos a proveedores externos. Así, este registro digital permite a todos los vecinos consultar el historial completo de trabajos en marcha sin tener que llamar al administrador de fincas para obtener la información.
Además, estas plataformas también pueden fijar diferentes perfiles en función de la información a la que se puede acceder. Por ejemplo, es posible establecer perfiles de residentes, personal de mantenimiento o administrador, de modo que cada uno de ellos acceda únicamente a la información que les corresponde.
De este modo, este tipo de aplicaciones reduce el uso de canales generalistas, como el popular WhatsApp o llamadas sueltas entre vecinos y proveedores, mejorando los canales de comunicación y reduciendo los malentendidos típicos de coordinar tareas de forma duplicada o por medios que no son los adecuados.
Desde el punto de vista de la gestión económica, una de las principales razones de conflicto según el Colegio de Administradores de Fincas, el principal atractivo de este tipo de aplicaciones se convierte en una especie de software de gestión económica donde los propietarios pueden consultar sus cuotas, derramas y gastos en tiempo real, con acceso a justificantes e historiales de pagos.
Visitas de proveedores externos a la comunidad de vecinos
Además de lo anterior, hay que tener en cuenta que cada edificio recibe visitas periódicas de técnicos de ascensores, extintores, calderas centralizadas o piscinas comunitarias. Coordinar estas visitas suele recaer en el administrador de fincas, que actúa como intermediario entre proveedores, junta directiva y vecinos.
A pesar de ello, los vecinos quieren saber qué es lo que se está haciendo y la falta de un registro de estas visitas lo complica. Al igual que sucede con las derramas o los pagos, estas aplicaciones también registran las incidencias, visitas de los técnicos y revisiones, haciendo accesible estas intervenciones a cualquier propietario.
Así, además, todos los perfiles implicados en la gestión de una comunidad de vecinos tienen en un único espacio digital información sobre cuándo se hizo la última revisión de algún elemento común, facilitando la organización de nuevas visitas al conocer exactamente la fecha de la anterior revisión.
Onzane: transparencia en acción
Onzane, como decíamos, es un ejemplo de cómo la tecnología puede mejorar la gestión de una comunidad de vecinos. Su plataforma ofrece un panel donde residentes y administradores pueden consultar cuotas, derramas, pagos y justificantes en cualquier momento.
Asimismo, también puede registrar los pagos online y los justificantes de la comunidad, y enviar notificaciones automáticas a cada vecino a través de la app para que accedan a los recibos o facturas sin depender de llamar al administrador de fincas y de sus horarios de trabajo.
El mantenimiento de un edificio no es una tarea nada sencilla. No hablamos solo de gestionar avisos y preparar citas. Hablamos de gestionar personas, lo que requiere transparencia para que los vecinos sepan lo que se está haciendo sobre su propiedad. El resultado, sin embargo, de implementar este tipo de tecnología no tiene que ver solo con la eficiencia: la convivencia también mejora con estas apps para comunidades de vecinos.
Por ello, cada vez más, herramientas digitales se usan en las comunidades de vecinos. Los datos lo ponen de manifiesto: el uso de la tecnología de forma adecuada elimina la opacidad y ayuda a construir una relación de confianza entre residentes y administradores de fincas.
